Nová aplikácia vedie k zjednodušeniu

Zamestnanci, ktorí v rámci svojej pracovnej náplne prichádzajú do styku s účtovnými dokladmi, vedia, že od januára 2008 sa zmenil systém práce s vybraným okruhom účtovných dokladov = dodávateľských faktúr. Od januára 2008 bol do používania uvedený nový softvér, ktorý bol pracovne nazvaný ako FIS - finančný server a toto pomenovanie mu aj ostalo. Aplikácia ponúka podporu pre elektronické schvaľovanie dokladov, takzvanú likvidáciu. Táto podpora však predstavuje len jednu z oblastí, ktoré rieši FIS.
Aplikácia vznikla spoluprácou zamestnancov odboru riadenia daní a účtovníctva, odboru ekonomických informácií a rozborov a odboru financovania so ŽP Informatika s.r.o. Vznik aplikácie bol v prvom rade podmienený požiadavkou nahradiť existujúci systém pre evidenciu prijatých a vystavených faktúr, zabezpečenie bankových a iných platieb a evidenciu úhrad, s ktorým pracovali zamestnanci odboru financovania a odboru ekonomických informácií. Časté zmeny zákonov, ktoré ovplyvňujú oblasť spracovania dokladov, ako aj skutočnosť, že tento systém bol posledný z ekonomických systémov, ktorý nebol riešený súčasnými technológiami a rastúce požiadavky kontrolných orgánov, vyžiadali prerobenie systému.
Novým spôsobom je teda vyriešená evidencia prijatých faktúr, evidencia vystavených faktúr, podpora pre výpočet sankcií v prípade neskorej platby, evidencia dokladov, ktoré neboli uhradené do dňa splatnosti, podpora pre výpočet opravnej položky z neuhradených pohľadávok, prepočet dokladov v cudzej mene kurzom platným k 31. decembru bežného roka, podpora pre tvorbu bankového príkazu, elektronické spracovanie bankových výpisov, podpora pre evidovanie zmlúv o postúpení pohľadávok, zápočte pohľadávok a v neposlednej miere podpora pre vytváranie rôznych prehľadov potrebných pre účtovné spracovanie faktúr, pre potreby internej a externej kontroly.
Systém elektronického schvaľovania faktúr predstavuje určitú nadstavbu aplikácie. Podobne fungujú aj iné podniky, napr. U. S. Steel. Podstatnou zmenou je, že vybrané doklady prestali kolovať v papierovej podobe medzi útvarmi ekonomického úseku a ďalšími útvarmi v rámci podniku, ale sú prístupné v elektronickej podobe v PDF. formáte. Impulzom pre zavedenie tejto formy likvidácie dokladov bola snaha zabrániť nedostatkom, ktoré sa vyskytli v rámci papierového obehu dokladov a urýchlenie spracovania dokladov z účtovného a daňového hľadiska v rámci mesačných spracovaní uzávierok.

Overovanie správnosti a oprávnenosti dokladov zodpovednými zamestnancami sa naďalej riadi platnými internými predpismi, ale je zabezpečené vo FIS - e elektronickým pripojením záznamu na doklade, ktorý obsahuje meno zodpovedného zamestnanca na základe prístupového mena a hesla. To znamená, že nebola zmenená zodpovednosť zamestnancov; oproti predchádzajúcemu spôsobu overovania dokladov, FIS však vyžaduje, aby si títo zamestnanci upravili systém práce tak, aby si čas doteraz venovaný podpisovaniu dokladov rozvrhli na ich pravidelné elektronické overenie. Bez elektronického overenia nebude doklad spracovaný v mesačnej účtovnej závierke.
Novinkou je, že v rámci overenia majú zodpovední zamestnanci povinnosť doplniť k faktúre číslo zmluvy alebo objednávky, na základe ktorej nám dodávateľ dodal dodávku, ktorú následne vyfakturoval. Táto informácia slúži pre potrebu kontrolných aktivít – v prvom rade pre potreby kontroly samotnej faktúry v rámci jej overovania, či je v súlade s dohodnutými podmienkami. Táto informácia by mala priniesť uľahčenie prípravy podkladov pre externé kontrolné orgány , t.j. audítorov a daňové kontroly, a tiež v rámci interných kontrol v podniku.
Zabezpečiť túto nadstavbu bolo náročné, keďže v rámci kolobehu a schvaľovania dokladov existuje množstvo výnimiek a špecifík vyplývajúcich z objektívnych dôvodov, ako je rôznorodosť schvaľovaných dokladov a tiež zo subjektívnych dôvodov = zvyklostí v rámci jednotlivých úsekov podniku. Špecifikom je napr. fakt, že jeden doklad je súčasne určený viacerým vnútropodnikovým útvarom a vyjadriť sa k nemu musia všetci; prípadne jeden doklad čiastočne súvisí s obstaraním materiálu a čiastočne s obstaraním investícií.

Súčasťou spustenia aplikácie FIS bola aj nová aplikácia Pokladňa. Pokladňa je zameraná hlavne na spracovanie a evidovanie pokladničných dokladov a prácu s nimi, príkazov na pracovnú cestu a vyúčtovaní výdavkov súvisiacich s pracovnou cestou, vyúčtovaní nákupov za hotové. Doteraz používaná aplikácia bola technologicky zastaralá a v obmedzenej miere ponúkala prácu s výstupmi pre oprávnených užívateľov. Nová aplikácia je už spracovaná najnovšími technológiami a jej prínos by mal byť hlavne v možnosti spracovania výstupov z údajov pre jednotlivých užívateľov. Zároveň aplikácia zjednotila prácu s pokladničnými dokladmi tak v korunovej ako aj vo valutovej pokladnici.

K úspešnému riešeniu projektu FIS svojou mierou prispeli aj kolegovia z odboru ekonomických informácií a rozborov a odboru financovania, ktorí čiastočne testovali v skúšobnej prevádzke funkcionalitu FIS - u. Obdobným spôsobom vstupovali do testovania v decembri pracovníci ekonomických oddelení ostatných prevádzkární a úsekov.
Pevne veríme, že nová aplikácia prinesie v krátkej dobe aj efekt v podobe zjednodušeného prístupu k informáciám potrebným pre prácu jednotlivých útvarov podniku.

vedúca odboru daní a účtovníctva


Autor (zdroj): Ing. Alena Kvačkajová, Edu