Archívy vlastnia len spoločnosti, ktoré si vážia duševné hodnoty a sú schopné sa o ne postarať...

Napadlo vás niekedy, že keby sme dali dokopy všetky dokumenty, ktoré sa denne tvoria či prichádzajú do našej spoločnosti e- mailom, faxom alebo klasickou poštou, pohltila by nás poriadna kopa papierov? Vďaka systému, ktorý funguje od zaevidovania, vybavenia, uzatvorenia, označenia, bezpečného uloženia do registratúrneho strediska, nám to však nehrozí. Dokumenty s archívnou hodnotou tak zachováme aj pre budúce generácie. Ako to všetko funguje? O tom sme sa pozhovárali s Ing. Alenou Sojkovou, koordinátorkou projektu DMS (document management system) a podporného systému správy registratúry e- spis a Ivonou Jourovou, referentkou správy registratúry.

Čo znamená registratúrny záznam, čo je registratúrne stredisko, aké je jeho poslanie? - V prvom rade je nevyhnutné povedať, že ako spoločnosť musíme dodržiavať zákon o archívoch a registratúrach. Nejde teda o niečo, čo sme si vymysleli my, ale musíme sa riadiť zákonom. Záznam je definovaný ako písomná, obrazová, zvuková alebo iným spôsobom zaznamenaná informácia, ktorá pochádza z činnosti spoločnosti alebo bola do spoločnosti doručená. Registratúrny záznam je informácia, ktorú spoločnosť zaevidovala. Súbor všetkých registratúrnych záznamov tvorí registratúru spoločnosti. Každý z nás sa denno-denne stretáva s registratúrnymi záznamami, aj keď ich nepomenuje týmto pojmom, ale všeobecnejšie známejším a používanejším, ako dokumenty, prípadne doklady. Už pri vstupe do zamestnania sa stretneme s dotazníkom uchádzača o zamestnanie a nástupným lístkom. Denne dostávame príkazy na prácu, vypracúvame rôzne hlásenia, správy či zápisy z porád, kontrolujeme kvalitu výrobkov alebo sa oboznamujeme s vnútropodnikovými legislatívnymi aktmi; každý takýto dokument je súčasťou registratúry.

Čo je správa registratúry?
- V zmysle zákona je správa registratúry definovaná ako zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.
Každý pôvodca registratúry je v zmysle zákona o archívoch a registratúrach povinný zabezpečiť správu registratúry, ktorú vlastne považujeme za základ informačného systému našej spoločnosti. Kontrolným orgánom je Ministerstvo vnútra SR, Štátny ústredný banský archív v Banskej Štiavnici.

Čo je centrálne registratúrne stredisko? Aké je jeho poslanie?
- Registratúrne stredisko je priestor siedmych miestností, ktoré musia spĺňať prísne kritériá stanovené zákonom o archívoch a registratúrach. Zamestnanci registratúrneho strediska zabezpečujú v pravidelných intervaloch preberanie spisov a špeciálnych druhov registratúrnych záznamov z jednotlivých organizačných útvarov, ich evidovanie, ukladanie, zabezpečujú ich úschovu a ochranu, operatívne využívanie registratúrnych záznamov pre činnosť spoločnosti.
Jednoduchšie povedané, do registratúrneho strediska sú preberané všetky dokumenty, ktoré sme v spoločnosti vytvorili, alebo do spoločnosti boli doručené, či už na zdokumentovanie procesov, postupov a systémov alebo na zabezpečenie denného chodu spoločnosti, administratívy, komunikácie s obchodnými partnermi, orgánmi štátnej správy, atď. Tieto dokumenty triedime, evidujeme a ukladáme na presne určené miesto, aby sme ich mohli v prípade prevádzkových potrieb, pre potreby kontrol a právne úkony, operatívne zapožičať. Taktiež je nevyhnutná ich ochrana pred neoprávneným prístupom alebo pred rôznymi degradačnými činiteľmi. Prístup k dokumentom je prísne špecifikovaný a dodržiavaný v zmysle registratúrneho poriadku, manuálu bezpečnosti a iných legislatívnych aktov. V registratúrnom stredisku pripravujeme hodnotenie a vyraďovanie registratúrnych záznamov (dokumentov). Hodnotenie je vlastne proces, v ktorom sa stanovuje administratívna, historická a správna hodnota záznamu. Rozlišujeme záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou a záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty.
Vyraďovanie je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňuje registratúrny záznam, ktorému uplynula lehota uloženia.

Ako podporný systém správy registratúry dokumentov bol pred tromi rokmi v našej spoločnosti zavedený e- spis. Začiatky boli komplikované. Spomínate si na problémy, ktoré vás pri zavádzaní trápili najviac?
- V prvom rade, napriek tomu, že zákon o archívoch a registratúrach bol už niekoľko rokov v platnosti, sme sa museli naučiť rozoznávať základné pojmy správy registratúry. Museli sme sa popasovať aj s určitými technickými problémami pri spúšťaní nového systému do ostrej prevádzky a v neposlednom rade aj s chybami v programe samotnom, čo si, samozrejme, najviac odniesli jeho užívatelia. Aj vďaka pripomienkovaniu zo strany našej spoločnosti dodávateľ systému najčastejšie sa vyskytujúce chyby odstránil vo vyšších verziách. My sme k používaniu vyššej verzie e-spisu pristúpili v marci tohto roku, čo znova zvýšilo užívateľský komfort.
Po vyriešení počiatočných problémov, práve v súvislosti so špecifickými pojmami, ako registratúrny záznam, spis, úložná jednotka, atď..., môžeme konštatovať, že e-spis, nie je len systém pre systém, ale je to živý organizmus, denno-denne napĺňaný dôležitými údajmi. Program sa v spoločnosti ujal a dnes je už chápaný a používaný ako nepostrádateľný pomocník pri práci.

Po prvýkrát, v termíne do konca júna tohto roku, odovzdávali útvary do registratúrneho strediska dokumenty evidované v systéme e - spis za rok 2007. Myslíte si, že dnes možno konštatovať, že sme ho zvládli alebo sa ešte vyskytujú nejaké problémy? - Myslíme, že tí zamestnanci, ktorí v e-spise dennodenne pracujú, už majú tento program zvládnutý. Navyše nám zavedenie e-spisu pomohlo práve v osvete k problematike správy registratúry. Prvý rok práce v e-spise bol dosť náročný a taká bude aj práca so záznamami z roku 2007 v centrálnom registratúrnom stredisku, ďalší rok však už bude určite oveľa lepší.

Registratúrne stredisko a podnikový archív sídlia v areáli nového závodu v jednej budove a možno aj preto ich poslanie mnohí spájajú. Čo je registratúrne stredisko sme sa dozvedeli, priblížite nám aj význam podnikového archívu?
- Zabezpečiť správu registratúry má každý subjekt určený ako povinnosť v zmysle zákona. Spravovať archív je na báze dobrovoľnosti. Subjekt, ktorý chce spravovať vlastný archív, musí spĺňať veľmi prísne kritériá. Archívy vlastnia len spoločnosti, ktoré si vážia duševné hodnoty, ktoré vytvorili a sú schopné sa o archívne dokumenty postarať, veď tu musia byť navždy...
V našej spoločnosti sa nachádza archív, ktorého činnosť muselo schváliť Ministerstvo vnútra SR. V prípade, že by naša spoločnosť nemala schválené zriadenie podnikového archívu, museli by sme registratúrne záznamy, ktoré boli vo vyraďovacom konaní vyhodnotené ako archívne dokumenty, odovzdať do príslušného štátneho archívu, pre ŽP a.s. je to Štátny ústredný banský archív v Banskej Štiavnici. Nakoľko archív sa nachádza v areáli spoločnosti, prístup k archívnym dokumentom po splnení určitých podmienok má vlastne každý z nás.

Pod pojmom archív sa automaticky vybavuje množstvo zaprášených písomností. Tu je všade poriadok, čistučko a manipuláciu s dokumentmi podstatne uľahčujú moderné posuvné regály. Priblížite nám ako sa môže bádateľ dostať do archívu a popíšete ako to funguje, keď má záujem o nejaký konkrétny dokument, prípadne nevie čo sa u vás nachádza a chce to zistiť?
- Ako sme už spomenuli, na priestory archívu sú kladené zo zákona prísne kritériá pre dlhodobú úschovu archívnych fondov, ich trvalé zachovanie, ochranu pred odcudzením a poškodením.
Podnikový archív ZP a.s. je súčasťou archívneho systému na Slovensku. Rozdiel v porovnaní s prácou v štátnych archívoch je v tom, že predmetom záujmu je archívny fond vlastnej organizácie, jeho formovanie, ochrana sprístupnenie a využívanie. Kým registratúra organizácie je sumárom všetkých evidovaných záznamov, archívny fond spoločnosti predstavuje len tú časť z pôvodnej registratúry, ktorá má dokumentárnu hodnotu a v ktorej prevádzková potreba uloženia už uplynula. Vo vyraďovacom konaní sa pôvodná registratúra pretaví na archívny fond spoločnosti. Do archívneho fondu prechádza len historicky cenná časť dokumentov a ktorých výpovedná hodnota popri historickej hodnote má i nezastupiteľnú hodnotu a význam pre činnosť a samotnú existenciu spoločnosti. Ročný prírastok do archívneho fondu predstavuje približne 5-7 percent všetkých registratúrnych záznamov vytvorených v spoločnosti v danom roku.
Pre ilustráciu v roku 2008 sme vyradil 273,1 bm (6 650 kg; bm = cca 5400 listov) registratúrnych záznamov z toho 3,04 bm bolo vyhodnotených ako archívne dokumenty.
V prípade záujmu o návštevu a bádanie v podnikovom archíve musí potenciálny bádateľ písomne požiadať vedenie spoločnosti. V zmysle písomne udeleného súhlasu si môže bádateľ dohodnúť termín návštevy. Nie je možné bádať vo všetkých archívnych dokumentoch, niektoré z nich sú chránené obmedzeným prístupom na zabezpečenie ochrany spoločnosti prípadne ochranu osobných údajov.
Archívne dokumenty z činnosti Železiarní Podbrezová a jej predchodcov sú spracované do dvoch uzatvorených archívnych fondov (1840-1945) (1946-1992)a do jedného otvoreného (1992-zatiaľ po rok 2002). Uzatvorené archívne fondy sú spracované do inventárov, podľa ktorých sa bádateľ pri bádaní orientuje.

V tom obrovskom množstve dokumentov sa iste nachádza aj veľa zaujímavostí. Prezradíte nám aký najstarší záznam sa v našom podnikovom archíve nachádza a čo je jeho obsahom?
- V podnikovom archíve Železiarní Podbrezová sa nachádza 1653 bm archívnych dokumentov, povedali sme už, že jeden bežný meter je cca 5 400 listov, množstvo dokumentov si môžeme predstaviť asi ako 2 198 880 strán.
Najstarší dokument s ktorým sme sa za posledných dva a pol roka stretli, je evidenčná kniha robotníkov z roku 1792. Obsahuje informácie o zamestnancoch spoločnosti, ich mená a priezviská, pracovnú kategóriu, prevádzkareň, v ktorej boli zamestnaní, rodinný stav, bydlisko, aký úrad povolil ich prijatie do železiarní, pracovná morálka, vek, služobné roky, informáciu či menovaný obstál v práci neprerušene alebo bol prepustený.

O čo sa bádatelia zaujímajú najviac? Nejaký zážitok na ktorý sa nezabúda?
- Niektorí bádatelia si prídu len overiť niektoré historické fakty a ich návšteva je jednorazová. Sú však aj zapálení bádatelia, ktorým archív učaroval a prichádzajú do neho častejšie, zbierajú informácie a spracúvajú tematicky širšie štúdie vývoja určitých oblastí od počiatku existencie spoločnosti až po súčasnosť.
Vyšpecifikovať zážitok je skutočne veľmi ťažko, veď pri otvorení archívnej krabice vlastne otvárame dvierka do histórie a každý jeden archívny dokument nám pri troške trpezlivosti môže porozprávať príbeh o tom ako tu ľudia pred nami žili, ako bola organizovaná práca a správa v spoločnosti, ako sa spravovali zamestnanecké záležitosti, ako sa viedlo účtovníctvo, zabezpečoval odbyt a nákup, aké boli výrobky a ako sa vyrábali, ako postupovala automatizácia, ako sa vyvíjali informačné technológie, ako postupovala investičná výstavba a veľmi veľa zaujímavostí.
Určite si mnohí z nás v tejto hektickej dobe neuvedomujú, že práve v tejto chvíli vytvorili dokument, ktorý má historickú hodnotu a naši nasledovníci si ho budú môcť nájsť aj po mnohých a mnohých rokoch v podnikovom archíve.





Autor (zdroj): Mgr. Oľga Kleinová