Súčasťou odboru obrany a ochrany (personálny úsek) je oddelenie správy registratúry a archívu a neoddeliteľne sem patrí referát podateľne. Mnohí nezainteresovaní spolupracovníci na našu otázku, čo spadá do kompetencie tohto útvaru, nevedeli odpovedať a tak sme sa rozhodli načrieť pod prikrývku tohto referátu:

- Na pohľad závideniahodnou sa zdá práca podateľne. Denne stretávame červenú Kiu pridelenú tomuto pracovisku, raz v novom, raz zasa v starom závode. Pôsobí to dojmom, že ich práca je skutočne len o roznášaní pošty a ešte majú pridelené aj auto. Zaujímalo nás preto, ako vyzerá na tomto pracovisku bežný pracovný deň. Sú štyri a zabezpečujú službu od 6. do 15. 30 hodiny. Prvá cesta ráno vedie na Slovenskú poštu v Podbrezovej. Prevezmú tam všetky zásielky určené našej spoločnosti, i dcérskym spoločnostiam, ktorým zabezpečujú túto službu.

Okrem doporučených zásielok(v priemere sedemdesiatich) a obyčajných (okolo stovky denne), prichádza do Železiarní Podbrezová množstvo ďalšej pošty, ako sú noviny, časopisy, rôzne letáky, ponuky, balíky (k 20. októbru 2010 bolo do našej spoločnosti doručených 25 778 záznamov a 20 802 odoslaných zásielok od začiatku roka). Nasleduje dôkladné vytriedenie všetkých zásielok, skontrolovanie ich obsahu, ich následné označenie prezentačnou pečiatkou a zaevidovanie všetkých doručených zásielok, ktoré podliehajú evidencii v zmysle Registratúrneho poriadku a plánu Železiarní Podbrezová a.s. do systému e-spis. Po zaevidovaní sú záznamy roztriedené do priehradiek podľa organizačných útvarov (45). Najviac je ich adresovaných do odboru financovania, odbytu, zásobovania či právnemu odboru a odboru práce a miezd. Všetky činnosti spojené s prijatím zásielok, teda ich vytriedenie, skontrolovanie, označenie prezentačnou pečiatkou, zaevidovanie do systému pre pracoviská v starom závode, musia stihnúť do 8.30 hod., kedy po prvýkrát so zásielkami smerujú do areálu starého závodu. O 9. 30 hod. auto odchádza so zaevidovanými registratúrnymi záznamami do nového závodu, o 10.45 hod. zasa do starého závodu a o 12.15 hod. na vybrané pracoviská v novom závode. Medzitým ostatné zamestnankyne triedia poštu, ktorú jedna z nich priniesla z jednotlivých útvarov a je určená na doručenie buď v rámci firmy ako interná pošta alebo smerujúca na adresy mimo spoločnosti. Všetky externé zásielky smerujúce zo spoločnosti musia zamestnankyne podateľne skontrolovať fyzicky i v systéme e-spis, do systému zaznačiť hodnotu zásielky a jej odoslanie. Evidujú tak ako prichádzajúce, i odchádzajúce faktúry, objednávky do elektronického systému. Po zaevidovaní odchádzajúcich zásielok musia každú z nich ofrankovať a vytlačiť poštové podacie hárky, zvlášť pre doporučené a zvlášť pre obyčajné zásielky. Zabezpečujú aj odosielanie zásielok pre dcérske spoločnosti.

Znamená to ich evidovanie, kontrolovanie, ofrankovanie a vytlačenie poštového podacieho hárku. Všetky tieto činnosti musia stihnúť do 13.30 hod., kedy odchádzajú na pracovisko Slovenskej pošty v Podbrezovej. To je bežný deň. Každý druhý piatok zabezpečujú odoslanie Podbrezovana, ktorý vychádza v náklade 6 500 kusov. Musia ho roztriediť pre zamestnancov, dcérske spoločnosti, dôchodcov a ostatných, ktorým je doručovaný, následne ho ofrankujú a distribuujú na poštu. Každá práca má svoje plusy i mínusy. Aj keď si táto vyžaduje niekedy nielen viac trpezlivosti, pozornosti, znalosti činností spoločnosti, ale aj „dobrú kondíciu“, je vidieť,že zamestnankyne pracujúce v tomto referáte ju vykonávajú s láskou.

Autor (zdroj): Mgr. Oľga Kleinová