ŽP Informatika, s.r.o. -FIRIS
 |  | | V minulom roku sme informovali o vývoji a uvedení do skúšobnej prevádzky špeciálneho aplikačného programového vybavenia, registrovaného pod značkou FIRIS. Odborná charakteristika tohto produktu by sa dala vyjadriť slovami: systém je postavený na norme ISO 20 000, ktorá podporuje ITSM procesy, praktiky a zásady ITIL. Oveľa zrozumiteľnejšie znie charakteristika: systém podporuje evidenciu, riadenie, kontrolu a vyhodnocovanie informačno-technologických procesov. |
Od prvého januára 2010 sme FIRIS uviedli do ostrej prevádzky. Mesiac a pol je pomerne krátka doba na zhodnotenie jeho výhod alebo nevýhod. Je však dostatočná na to, aby sme mohli posúdiť, čo sa v riadení procesov ŽP Informatika s.r.o. zmenilo.
Pri uvádzaní systému do prevádzky bolo prijaté rozhodnutie, že sledovanými procesmi vo FIRIS-e nebudú len procesy týkajúce sa poskytovania služieb zákazníkom z oblasti informačných technológií, napr.: požiadavka na nákup, opravu počítača, požiadavka na zmenu poskytovaného softvéru, vývoj atď., ale aj interné procesy, ako žiadanky na nákup, schvaľovanie organizačných noriem a individuálnych riadiacich aktov, evidencia projektov a iné bežné režijné procesy vykonávané zamestnancami ŽP Informatika s.r.o. Zároveň systém bude slúžiť na elektronický obeh a evidenciu dokumentov. Týmto rozhodnutím, ako aj samotnými vlastnosťami FIRIS-u (modularita, univerzálnosť) sa tento produkt môže implementovať aj v organizáciách, ktoré neposkytujú služby v oblasti informačných technológií ako svoju hlavnú činnosť. |
Používanie FIRIS-u je rozdelené do piatich základných častí:
- evidencia hardvéru (HW), softvéru (SW) a služieb, ktoré sú poskytované zákazníkom alebo sú využívané v režijných procesoch ŽP Informatika s.r.o. a sú k nim priraďované príslušné výkony,
- evidencia zmluvných dojednaní obsahuje evidenciu zmlúv, dopytov, objednávok organizačných noriem a individuálnych riadiacich aktov, ktoré upravujú pravidlá poskytovania HW, SW a služieb,
- evidencia udalostí je evidencia požiadaviek, incidentov, problémov, reklamácií a iných režijných udalostí, ktoré môžu nastať a ich riešenie je popísané v Evidencii zmluvných dojednaní,
- evidencia úloh obsahuje úlohy, ktoré boli nariadené s cieľom vyriešenia vzniknutej udalosti,
- evidencia výkonov obsahuje výkony zamestnancov dokladujúce plnenie pridelenej úlohy.
V praxi to znamená, že každý zamestnanec si nájde pri príchode do práce vo svojom pracovnom programe dňa úlohy, ktoré mu boli na ten deň pridelené. Každá úloha, ktorú má splniť je podložená udalosťou, ktorá sa riadi príslušným zmluvným dojednaním. Napríklad, ak má zamestnanec úlohu vykonaj zmenu v tom a tom programe, musí existovať udalosť, ktorá úlohu vyvolala a musí existovať zmluvné dojednanie, ktoré hovorí ako mám vzniknutú udalosť riešiť.
Na prvý pohľad zložitý systém, vo svojej podstate však veľmi jednoduchý. Jeho dôsledným dodržiavaním je:
- zabezpečená ochrana spoločnosti pred realizáciou neoprávnených požiadaviek,
- vniesol sa poriadok do evidencie dokumentov, zjednodušuje sa systém ich obehu,
- merateľným sa stal čas vybavovania udalosti,
- zamestnanec má exaktne definované úlohy na príslušný deň, dokladuje ich plnenie, čo dáva vedúcim zamestnancom základný podklad pre jeho hodnotenie.
- pridelením čísla zákazky k úlohe a prepojenie na dochádzkový a mzdový systém, sú získané reálne podklady pre sledovanie rentability príslušnej zákazky,
- zákazníkom sú transparentne prezentované procesy, ktoré riešia ním deklarovanú udalosť,
- systém umožňuje generovať rôzne parametrické prehľady,
- tým, že je zaznamenaný spôsob vyriešenia príslušnej udalosti, tvorí sa databáza znalostí, ktorá pomáha pri riešení podobných udalostí.
FIRIS sa neustále dopĺňa, je to „živý“ systém. Som presvedčený, že prináša osoh nie len z pohľadu naplnenia požiadaviek ISO, ale uľahčuje a sprehľadňuje každodenné výkony zamestnancov.
Autor (zdroj): Ing. Jozef Urban
|
